Jak podpisywać dokumenty w trakcie epidemii?

Jakie możliwości daje nam elektroniczny podpis? Do jakiego typu dokumentów możemy go zastosować?

Dziś żyjemy i pracujemy w zupełnie nowej rzeczywistości. Przedsiębiorstwa walczą o przetrwanie i szukają rozwiązań, które pomogą w kryzysie oraz skutecznym funkcjonowaniu biznesu. Standardowe działania są od niedawna znacząco utrudnione lub niemożliwe. Siłą jest internet i możliwości, jakie daje.

Jedną z opcji, która pomaga w prowadzeniu firmy, jest podpisywanie oraz autoryzowanie dokumentów online. W poniższym tekście postaramy się odpowiedzieć na pytanie, jak podpisywać dokumenty w trakcie epidemii i dlaczego e-podpis jest wielkim wsparciem dla przedsiębiorców.

Klasyczne metody podpisywania dokumentów – dlaczego są karkołomne w czasie pandemii?

Epidemia koronawirusa zweryfikowała sposób, w jaki prowadzimy obecnie biznes. Sprawiła, że spotkania face to face i składanie podpisów na papierze stały się utrudnione, a wręcz czasami niemożliwe. Z kolei wysyłanie dokumentów pocztą czy kurierem niesie ze sobą spore ryzyko i wydłuża proces ich podpisywania. W pełnej wyzwań rzeczywistości, gdzie dewiza „czas to pieniądz” dodatkowo zyskuje na aktualności, liderzy biznesu otwierają się na nowe możliwości. Wiele firm, które wahały się co do postawienia na nowoczesną technologię w kwestii podpisu, teraz zaczyna rozumieć, że bez niej będzie trudno utrzymać się na rynku. W czasie epidemii koronawirusa skanowanie dokumentów i wysyłanie ich mailem, wklejanie do nich podpisu w formie .jpg oraz inne próby obejścia podpisu odręcznego lub elektronicznego po prostu nie mają już sensu. I to nie tylko ze względu na niski poziom zabezpieczenia danych.

Podpis elektroniczny najwygodniejszy dla biznesu

Obecny boom na podpis elektroniczny związany jest oczywiście z wybuchem epidemii. I jest jak najbardziej zrozumiały. Dla ludzi biznesu bezpieczeństwo oraz oszczędność czasu są kluczowe w tym trudnym czasie. Dzięki e-podpisowi nie marnują go na drukowanie, wysyłanie i archiwizowanie dokumentów. Są w stanie zupełnie wyeliminować korzystanie z usług poczty czy kuriera. Co również doceniane w czasie szalejącej epidemii – e-podpis to oszczędność pieniędzy. Dokumenty wysyłane online nie potrzebują znaczka pocztowego ani listu przewozowego.

W czasach, gdy większość osób prowadzących biznesy i ich klientów pozostaje w domu, wygoda i elastyczność podpisu elektronicznego odgrywa kluczową rolę. Dzięki e-podpisowi dokumenty podpisać można w dowolnym miejscu i czasie za pomocą telefonu, laptopa czy tabletu z dostępem do internetu. Co ważne, praktyki te są zgodne z rozporządzeniem eIDAS, które reguluje zasady działania podpisu elektronicznego i usług zaufania w całej Unii Europejskiej. We wszystkich krajach UE obowiązuje ta sama regulacja. Dzięki temu umowy z klientami lub kontrahentami są prawnie wiążące. Co więcej, obecnie niemal każdy dokument lub umowa może być podpisana przy użyciu e-podpisu.

Poniżej lista przykładowych dokumentów, które można podpisać elektronicznie bez wychodzenia z domu:

• umowy o dzieło,
• umowy zlecenie,
• kontrakty menedżerskie,
• karty ewidencji,
• protokoły odbioru,
• prognozy finansowe,
• umowy zakupowe,
• umowy inwestycyjne,
• umowy sprzedaży,
• kontrakty z klientami,
• umowy NDA z kontrahentami,
• zamówienia,
• umowy o pracę (podpis kwalifikowany, również dostępny obecnie online),
• briefy,
• rachunki,
• kosztorysy,
• faktury.

Rodzaje podpisu elektronicznego

Istnieją trzy rodzaje podpisu elektronicznego: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. W zależności od podpisywanego dokumentu należy użyć odpowiedniego rodzaju e-podpisu.

Zwykły podpis elektroniczny, o którym mowa w akapicie wyżej, jest wystarczający do spełnienia wymogu złożenia oświadczenia woli w formie dokumentowej w rozumieniu KC, Art. 77(2), czyli dla zdecydowanej większości dokumentów funkcjonujących w polskim i europejskim obrocie gospodarczym. Warto też jednak wiedzieć, że elektronicznie można podpisać również dokumenty, które do tej pory wymagały wyłącznie formy pisemnej (np. umowę o pracę). Dzięki podpisom elektronicznym – zaawansowanym i kwalifikowanym. Ten ostatni najczęściej wykorzystywany jest w relacjach z administracja publiczną, wiąże się jednak z opłatą, ponieważ wymaga identyfikacji tożsamości podpisujących i wydania certyfikatu kwalifikowanego.

Obieg wewnętrzny dokumentów w firmie – czy jest możliwy online?

W wielu firmach dokumenty, zanim zostaną podpisane przez upoważnioną do tego osobę, muszą być wcześniej zaakceptowane przez innych pracowników, np. reprezentantów działu finansowego, HR, prawnego lub zakupów. Tymczasem (szczególnie teraz) obieg dokumentów można załatwić online. Wystarczy określić m.in. sposób akceptacji dokumentów czy kolejność ich uzyskania. Wielu ludzi prowadzących własne firmy jest pozytywnie zaskoczonych, kiedy zdają sobie sprawę, że ucierane latami ścieżki papierowego obiegu dokumentów można w kilka minut całkowicie zastąpić rozwiązaniami online. Nikt, kto kiedykolwiek spróbował tych usprawnień, nie wraca do dawnych, „papierowych” zwyczajów. I to niezależnie od branży.

Najchętniej i najszybciej przekonały się do e-podpisu sektory finansowy oraz sprzedaży. Bardzo przydatnym narzędziem jest on też dla kancelarii prawniczych czy branży ubezpieczeniowej oraz HR. Również osoby prowadzące mniejsze biznesy coraz chętniej korzystają z rozwiązania podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny jest bez wyjątku dobrym rozwiązaniem dla każdego i dla każdej firmy.

Czy trend podpisywania dokumentów online utrzyma się po zakończeniu epidemii?

Przedsiębiorstwa w trybie ekspresowym musiały się przestawić na pracę zdalną. Być może właściciele i pracownicy przekonają się jak proste i wygodne może być zarządzanie papierami online. Tym samym wyzbędą się obaw przed nową technologią i otworzą na cyfryzację. Okazuje się bowiem, że skanowanie, kopiowanie, drukowanie ton papieru, wysyłanie umów kurierem oraz podpisywanie długopisem nie jest konieczne. Na pewno po epidemii podpis elektroniczny i obieg dokumentów online nie będą uchodzić za jedynie nowatorskie rozwiązanie, lecz niezbędną usługę, a e-podpis stanie się w polskich firmach standardem. Eko-standardem.

Autorki:

Jeżeli zainteresował Cię temat e-podpisu, już 24 kwietnia o 10:00 Tomasz Plata, współzałożyciel Autenti, wystąpi podczas webinaru “Cyfrowa Firma: E-podpis”. Webinar jest organizowany w ramach projektu Cyfrowa Firma, a uczestnictwo w nim jest bezpłatne.

Zapraszamy do rejestracji pod tym linkiem.