Kreatywny chaos menedżera marketingu w uporządkowanym świecie

fot. © crescendo - bank zdjęć Fotolia.com

fot. © crescendo - bank zdjęć Fotolia.com

Klienci projektów marketingowych często oczekują nie tylko kreatywnych pomysłów, ale też poczucia bezpieczeństwa – przekonania, że dostawca usług marketingowych panuje nad całością kampanii i przełożeniem strategii i taktyki na działania operacyjne. Czy kreatywność to przeciwieństwo uporządkowania i jak kreatywna dusza menedżera może i powinna zapanować nad twórczym chaosem?

Warsztat twórczy marketingowca

Marketing to dziedzina, gdzie kluczowy jest twórczy warsztat menedżera. Od samego pomysłu zależy często sukces kampanii. Takich aspektów jak „wiralowość” na YouTube czy popularność w mediach społecznościowych nie da się zdefiniować procedurami. Równie kluczowa jest umiejętność doboru zespołu: art directora, grafików, copywriterów, lektorów, którzy będą współgrali tak, że przełoży się na spójność całościowego produktu kampanii. Jeszcze tylko pozostaje zapewnić swojemu zespołowi najlepsze narzędzia, jakie są dostępne, ciągle pobudzać kreatywność uczestników projektu, na bieżąco monitorować postęp i sukces kampanii murowany, a za tym idzie zadowolenie klienta.

Poczucie bezpieczeństwa

Warto jednak zauważyć, że klient nie chce czekać na koniec kampanii, żeby dowiedzieć się, czy została dobrze zaprojektowana, przygotowana i przeprowadzona. Już na samym początku projektu może zostać zadane wiele pytań, w których powtarzają się takie słowa, jak: “kto”, “kiedy”, “kosztorys”, “pracochłonność”, “ryzyko”, “termin”, “obciążenie”.

Te pytania – i oczywiście udzielone precyzyjne odpowiedzi – to forma uwiarygodnienia naszego projektu przed klientem. Dzieje się tak dlatego, że klient przekłada naszą burzliwą kreatywność na jednostki miary i terminologię swojego świata. Klient zatrudnia agencję kreatywną, bo pokłada w niej zaufanie, że otrzyma na wyjściu najlepszy możliwy pomysł na kampanię, ale również chce być spokojny, że będzie ona spójna, kompletna i przeprowadzona na czas, tak aby zmaksymalizować efekt biznesowy.

Chaos a bezpieczeństwo

Zazwyczaj współpraca z agencją nie jest jedynym, a często nie najważniejszym elementem projektu klienta. Inne, często znacznie bardziej angażujące, to zaprojektowanie produktu, uruchomienie linii produkcyjnej, zmiana procesu, zatrudnienie i przeszkolenie sprzedawców. Dlatego bardzo ważne jest ustalenie z wyprzedzeniem, kiedy klient będzie musiał być do dyspozycji agencji marketingowej, przygotować materiały wejściowe lub poświęcić swój czas na recenzje. Zaplanowanie tych aspektów jest łatwiejsze gdy zastosujemy właściwe do tego celu narzędzia.

Zarządzanie projektem w marketingu

Marketingowcy są dziś niemal tak samo otoczeni technologią, jak inżynierowie IT. Aplikacje do edycji grafiki i video oferują niesamowite efekty. Automatyzacja marketingu emailowego i społecznościowego jest faktem. Mamy dostęp do informacji, kontaktów i dokumentów w zegarku, na telefonie i tablecie.

Warto jednak porozmawiać z menedżerami marketingu o zarządzaniu ich projektami. Jak je planują, jak monitorują postęp, jak delegują zadania uczestnikom, jak komunikują klientom potrzeby i rezultaty. Okaże się, że wielu nowoczesnych menedżerów ciągle stosuje jako narzędzia do zarządzania: notatnik, żółte karteczki, ewentualnie program pocztowy z kalendarzem. Są to ewidentnie narzędzia, ale do personalnej organizacji pracy. To powoduje, że w kreatywnym chaosie kampanii menedżerowie stają się “wąskimi gardłami” całego procesu, jedynym miejscem gdzie projekt może nabrać cech uporządkowania.

Zarządzanie projektem to istotna umiejętność w marketingu i, jako taka, również może i powinna być wspierana przez technologię. Niewykorzystanie najlepszych praktyk wprowadza ryzyko do kampanii, które są już dziś obarczone wielkim ryzykiem. Kampanie muszą się mierzyć z mnogością kanałów marketingowych, obniżoną bariera wejścia oraz walczyć o atencję odbiorcy, który skacze po treściach. Dobrze przygotowana, kompletna, spójna i terminowa kampania ma szanse na sukces w tej konkurencji. Kampania niekompletna, opóźniona, nieskoordynowana czasowo takich szans nie ma.

Specjalizacja menedżerów

Menedżerowie projektów w branżach, gdzie sztuka zarządzania projektami jest zakorzeniona od lat, wypracowali systemy kompetencji, certyfikacje oraz właściwe narzędzia technologiczne. Branża budowlana, IT i korporacje finansowe korzystają z dedykowanych aplikacji wspierających zarządzanie złożonymi projektami.

Menedżerowie marketingu, którzy zatrzymali się na etapie wykorzystania personal organizerów jako narzędzia do zarządzania, również powinni zainteresować się odpowiednimi narzędziami. Nie mogą oczekiwać, że “ich wyjątkowość” pozwoli realizować ambitne i coraz bardziej złożone kampanie dotychczasowymi metodami. Technologia może i musi pomagać w prowadzeniu projektu. Wykorzystanie narzędzia IT do zarządzania dziś jest czynnikiem istotnym, jutro będzie niezbędne.

Technologia dopasowana do kreatywnej duszy

Problemem jest nie tylko mnogość narzędzi do zarządzania projektem, ale ich ogólność. Organizacje zrzeszające menedżerów projektu często promują tezę, że dobry menedżer projektu zna się właśnie na tym, i powinien potrafić poprowadzić projekt w każdej dziedzinie. Obserwacja empiryczna wskazuje na coś innego: nie znam żadnego menedżera projektu, który wdrażałby system w banku i budował przeprawą mostową przez Wisłę.

Również narzędzia IT powinny być dopasowane do realiów pracy w danej dziedzinie, a te są wybitnie inne w świecie marketingu, niż przy budowie autostrady. Dlatego dobierając technologię do zarządzania naszym projektem, warto rozpatrzyć kilka kryteriów szczególnie istotnych.

Czy sposób pracy narzędzia jest spójny z kreatywną duszą menedżera, czy też praca z technologią jest przykrym obowiązkiem? Czy nasza aplikacja pozwoli na komunikację ze wszystkimi uczestnikami projektu? Czy system przypomni freelancerowi o upływającym terminie? Czy mogę w systemie zarządzania udostępnić klientowi brief i odebrać od niego zwrotne uwagi i formalną akceptację? Czy przestrzeń aplikacji pomieści wszystkie multimedialne załączniki? Czy pozwoli zaplanować budżet kampanii, udostępnić kosztorys a jednocześnie zapewni, że dane wrażliwe nie wyjdą poza grono uprawnionych osób? Każdy menedżer potrafi zapewne uzupełnić te kryteria o kilka własnych, niemniej warto wziąć je pod rozwagę i zweryfikować, zanim zainwestujemy nasz czas w przepisanie treści z żółtych karteczek do nowej aplikacji.

Stare dobre, nowe lepsze

Oczekiwanie, że “stare” techniki wystarczą, aby efektywnie prowadzić projekty według zmieniających się wraz z postępem technologicznym kryteriów, to jak przejazd nowoczesnym pociągiem po starych torach: nawet jeśli pociąg będzie piękny, cichy, czysty, kawa aromatyczna, a pokładowe wifi ultraszybkie, to szanse na przekonanie pasażera na zamianę trzy razy szybszego samolotu na pociąg będą jedynie hipotetyczne. Pomoże dopiero nowoczesna technologia: właściwy profil szyn, wiadukty, system IT do sterowania ruchem. Również w świecie projektów marketingowych technologia wspierająca zarządzanie stała się rzeczywistością, a jej wykorzystanie powinno być oczywistością. A żółte karteczki zawsze można przylepić na lodówkę.

Autor artykułu:

Alek Kowalczyk / fot. archiwum prywatne

Alek Kowalczyk / fot. archiwum prywatne

Alek Kowalczyk jest współtwórcą FoxyTasks – nowej aplikacji do zarządzania projektami, z misją zwiększenia efektywności i zmiany na lepsze w świecie projektów kreatywnych. Alek jest fanem zarządzania projektami, marketingu oraz inżynierii oprogramowania. Jest entuzjastą nowoczesnych narzędzi menedżerskich i metod zarządzania. Prezentował na międzynarodowych konferencjach i publikował w specjalistycznych periodykach. Aktywnie uprawia kolarstwo szosowe i lubi śródziemnomorską kuchnię.

 

 


Bądź na bieżąco!
Zapisz się na nasz bezpłatny newsletter.