Backup danych – konieczność ochrony firmy

Zadbaj o dane!

Przeciętny użytkownik zwykle zabezpiecza jedynie najważniejsze dla siebie dane (zdjęcia, muzykę, filmy, dokumenty tekstowe). W tym celu najczęściej zapisuje je ręcznie na płytach CD/DVD lub tworzy jednorazowo backup partycji systemowej wraz ze sterownikami i potrzebnymi programami zaraz po instalacji całego systemu.

W przypadku firmy sprawa jest jednak bardziej skomplikowana. Nieodpowiednie zabezpieczenie danych jest niezmiernie ryzykowne.  – Wystarczy pomyśleć, co się stanie, gdy utracimy jakieś ważne dane i nie będziemy mogli ich przywrócić. Co nam grozi? Utrata baz, klientów, a nawet upadek całej firmy! – ostrzega Artur Kloc, inżynier systemowy GFI Software.

Oczywiście, dane można zabezpieczać, tworząc ręczne kopie zapasowe. Jednak ich zgranie pochłania sporo czasu, ponadto nie zawsze informatyk, który jest za to odpowiedzialny, może być dyspozycyjny. Jeśli bowiem za wykonywanie kopii zapasowych odpowiadać będzie człowiek a nie program, trzeba liczyć się z tym, że często może być bardziej zajęty czymś innym lub po prostu będzie chory i nie wykona kopii. W przypadku awarii skuteczność takiego rozwiązania jest więc bliska zeru.

Co zatem jest najlepszy rozwiązaniem w takiej sytuacji?  – Trzeba robić częste kopie bezpieczeństwa, najlepiej automatyczne wykonywane przez dobre oprogramowanie do backupu! – wskazuje inżynier Artur Kloc.

Zrób backup!

Program dobry, czyli jaki? – Każdy rodzaj backupu ma swoje wady i zalety (prędkość robienia kopii, szybkość odtwarzania kopii danych, efektywność wykorzystania nośników). To, który backup sprawdzi się bardziej w danej firmie/instytucji, zależy zwykle od specyfiki działalności i informatyka – informuje firma GFI Software.

Wybór odpowiedniego oprogramowania jest więc sprawą kluczową. Program, który pozwala tworzyć kopie zapasowe, musi dać swoim użytkownikom gwarancję, że oryginalne dane zostaną przywrócone we wszystkich sytuacjach – w przypadku zniszczenia, uszkodzenia przez użytkownika czy jakiejkolwiek innej awarii. Jest to o tyle ważne, że sam proces archiwizacji jest zależny od wielu czynników – ilości danych, prędkości odczytu i zapisu danych, od metody kompresji i zabezpieczenia. Jego skuteczność wynosi 100% tylko pod warunkiem, że posiadamy w miarę aktualne kopie danych, które chcemy przywrócić.

Tworząc kopie zapasowe należy pamiętać, aby były tworzone dostatecznie często, zgrywane były do niej wszystkie ważne dane oraz odpowiednio były przechowywane. Po co nam stara kopia, która nawet nie zawiera danych, których potrzebujemy odzyskać lub nie można jej w ogóle odczytać? – wyjaśnia Kloc.

Równocześnie oprogramowanie powinno odpowiadać na konkretne potrzeby firmy. W związku z tym konieczne jest jego uzgodnienie ze specyfiką działalności danego przedsiębiorstwa. Każdy program jest przygotowany z myślą o odpowiedniej grupie. Błędem jest więc myślenie, że takie oprogramowania sprawdzą się i będą opłacalne tylko i wyłącznie w przypadku dużych firm i standardowych danych. – Przykład? Małe i średnie mogą z powodzeniem skorzystać z programu GFI Backup – Business Edition. Natomiast tych, dla których ważna jest korespondencja mailowa, odsyłam do GFI MailArchiver – wskazuje inżynier A. Kloc.

Technologia

Uwzględnianie odmiennych potrzeb odbiorców to nie jedyne rozbieżności między programami do backupu. Niekiedy różnią sie one tym, jakie rodzaje kopii zapasowych potrafią robić, jakie nośniki i w jakim stopniu wykorzystują, a także tym na jakie wsparcie techniczne producenta mogą liczyć jego klienci. Istotnym wyróżnikiem jest również przejrzystość programu i łatwość jego wszelkich ustawień.

Dobry program do backupów nie powinien stwarzać żadnych problemów w codziennej obsłudze, bo powinien być na tyle intuicyjny i prosty w obsłudze, aby osoba odpowiedzialna za informatykę w firmie (nie zawsze jest to informatyk z wykształcenia) mogła sobie poradzić z tworzeniem oraz przywróceniem kopii danych.

Archiwizacja z poziomu użytkownika ma wiele zalet. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed utratą danych – każdy wie najlepiej, które dokumenty są dla niego najważniejsze i jak ważne jest zabezpieczenie poszczególnych plików. Jest to szczególnie istotne w przypadku wspomnianych już wiadomości mailowych.

Program taki, jak GFI MailArchiver nie tylko pozwala na archiwizowanie maili, ale także na centralne administrowanie nimi, tj. przeszukiwanie i przywracania poszczególnych wiadomości w oryginalnym formacie. Umożliwia też dostęp do archiwizowanych wiadomości z poziomu Outlooka, co znacznie ułatwia codzienną pracę – wyjaśnia inżynier A. Kloc.

Wybierz program!

Prosta i intuicyjna obsługa jest dużym usprawnieniem, jednak to nie ona w głównej mierze świadczy o przydatności programów backupowych. Wymagania, jakie stawiają im firmy są dużo wyższe. Takie oprogramowanie powinno m.in. obsługiwać szeroką gamę nośników do zapisywania kopii zapasowych (dyski, płyty CD/DVD i Blu-ray, urządzenia NAS czy taśmy) oraz umożliwiać wykonywanie kopii rożnych plików w praktycznie każdej sytuacji – w tym plików otwartych i zablokowanych do odczytu.

Przykładem takiego programu jest GFI Backup – Business Edition, który umożliwia odzyskiwanie danych i wykonywanie kopii zapasowych z dowolnego miejsca bez konieczności obecności w firmie. Co istotne, program można szybko i prosto skonfigurować w ten sposób, aby poszczególne etapy backupu uruchamiały się automatycznie na wszystkich komputerach w sieci w zaplanowanym czasie – wskazuje inżynier A. Kloc.

Atutem programu GFI Backup – Business Edition jest to, że można nim zarządzać nie tylko centralnie, ale pozwala też na dostęp do konsoli administracyjnej za pomocą przeglądarki internetowej z dowolnego miejsca. Centralna konsola ułatwia zarządzanie wszystkimi procesami. Bez tego proces ustawienia poszczególnych konfiguracji, tworzenia kopii z wielu stanowisk byłby zbyt czasochłonny.

Co bez backupu?

Każdy dokument, każde zdjęcie, film, mail – to wszystko pewnego dnia może zniknąć. Razem z tymi plikami możemy stracić mnóstwo wspomnień, często czasu, jaki pochłonęło ich przygotowanie, niejednokrotnie dorobek całego życia!

Koszty przywrócenia ważnych danych w momencie awarii, kiedy nie ma aktualnej/dobrej kopii zapasowej są znacznie większe, a nie kiedy przywrócenie wszystkich danych jest po prostu niemożliwe. Na backupie nie można oszczędzać!

Autorka artykułu: Bogumiła Matuszewska


Bądź na bieżąco!
Zapisz się na nasz bezpłatny newsletter.