Nowoczesne systemy wyszukiwania hoteli – niezbędnik dla organizatorów konferencji

Organizujesz konferencję, event, spotkanie integracyjne i wciąż nie wiesz jaki obiekt wybrać? Sprawdź jak może Ci w tym pomóc technologia.

Z pewnością każdy z organizatorów różnorodnych wydarzeń, wie ile czasu zajmuje poszukiwanie obiektów konferencyjnych czy hoteli, które sprostają oczekiwaniom klientów. Oczywiście każda, doświadczona firma eventowa posiada swoje zaplecze sprawdzonych hoteli, z których usług chętnie korzysta. Jednak zdarza się, że dany obiekt w określonym terminie jest niedostępny, nie ma odpowiedniej ilości miejsc aby pomieścić konkretną grupę, nie spełnia preferencji co do ilości chociażby sal szkoleniowych, uczestników wydarzenia czy też z jakiegokolwiek innego powodu, trzeba poszukać nowego miejsca na event.

Znajdź idealny obiekt

Z pomocą przychodzą wówczas wyszukiwarki hoteli i obiektów konferencyjnych. Conference Poland, Moje Konferencje, Confereo, to tylko niektóre z nich. Dzięki takim portalom z łatwością można wyszukać ośrodki rekreacyjne w określonej okolicy. Wyniki wyszukiwań można także odpowiednio spersonalizować określając informacje o typie obiektu, lokalizacji, ilości miejsc noclegowych, sal konferencyjnych czy dostępnych na miejscu atrakcji. Po pojawieniu się listy obiektów spełniających określone kryteria można przejść na stronę danego obiektu i mailowo skontaktować się z managerem hotelu. Potem należy czekać już tylko na odpowiedź. Jednak branża eventowa idzie dalej i wciąż szuka nowych rozwiązań i narzędzi, które mają ułatwić proces rezerwacji przestrzeni na dane wydarzenie.

Zamów dopasowaną usługę

Kilkanaście miesięcy temu na polskim rynku powstała platforma Meeting.pl. To już nie tylko wyszukiwarka obiektów, ale również system zakupu wybranych usług. Platforma zawiera bazę rekomendowanych hoteli, szczegółowy kreator zapytań ofertowych, a także porównywarkę obiektów. Dodatkowo przez platformę można wysłać bezpośrednio zapytanie do grupy wybranych hoteli oraz prowadzić z obiektami negocjacje online.

Całościowa komunikacja – zapytania, odpowiedzi hotelu, oferty, rabaty itp. zawarte są w jednym miejscu, właśnie na platformie. Cały proces rezerwacji i zakupu usługi ułatwia fakt, że po wypełnieniu, przez organizatora wydarzenia, zapytania ofertowego, hotel w bardzo krótkim czasie jest w stanie przedstawić wycenę kompletnej usługi. Po wybraniu oferty danego hotelu, również poprzez platformę można zawrzeć wiążącą umowę handlową. Bezpieczeństwo systemu zapewnia obowiązek rejestracji zarówno organizatorów jak i hoteli. A jak kształtują się koszty? Dla obiektów obecność w systemie jest bezpłatna. Również organizatorzy mogą wypróbować system bezpłatnie, dzięki zróżnicowanej ofercie abonamentowej.