Fundusze europejskie, czyli biznesowa droga przez mękę

Dla kogo dofinansowanie?

Za realizację Programu odpowiedzialne jest Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (tzw. Instytucja zarządzająca). Składający wniosek bezpośredni kontakt musi jednak nawiązać z tzw. Instytucjami wdrażającymi. Za przyjmowanie wniosków oraz rozdział pieniędzy pochodzących z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka odpowiedzialna jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości oraz Regionalne Instytucje Finansujące (RIFy).

Całkowity budżet funduszu wspierającego innowacyjne projekty wynosi ponad 391 mln euro. Od wprowadzenia dofinansowania odbyło się pięć rund, w których dofinansowanie przyznano ponad 2000 wnioskodawcom. Twórcy wszelkich innowacyjnych technicznie projektów mogą się starać o finansowanie w ramach tzw. PO IG, w tym działania 8.1. PARP dość szczegółowo definiuje projekty, mogące się starać o sfinansowanie:

„Mikro i mali przedsiębiorcy mogą składać projekty mające na celu świadczenie usług drogą elektroniczną (usług cyfrowych), w tym wytworzenie produktów cyfrowych niezbędnych do świadczenia tych usług. Wymaganym rezultatem kwalifikowanego do wsparcia projektu jest wytworzenie, świadczenie i aktualizacja usług cyfrowych.

Według obowiązujących w poprzednich edycjach zasad fundusz pokrywał do 85% kosztów inwestycji. Obecnie współfinansowanie będzie wynosić 70%. Całkowity koszt inwestycji powinien wynosić od 20 tysięcy oraz nie powinien przekraczać miliona złotych.

Do tego momentu brzmi bardzo obiecująco. Niestety schody pojawiają się w momencie podjęcia decyzji o składaniu wniosków. Podstawą wypłaty dofinansowania jest złożenie wniosku, w którym przedstawia się cel i założenia projektu, koszty oraz harmonogram realizacji w ciągu kolejnych kilkudziesięciu miesięcy. Procedura składania wniosków jest dość skomplikowana. Szczegółowe zasady, niezbędna dokumentacja oraz generator wniosków (należy go wypełnić online, do tej pory należało go również w wersji papierowej przekazać do odpowiedniego oddziału Agencji) znajduje się na stronach PARP.

Okiem beneficjenta

Łukasz Plutecki, NetArch

Opinie osób, które miały przyjemność współpracować z PARP oraz okazały się szczęśliwcami, którzy otrzymali dofinansowanie swojego biznesplanu, są bardzo różne. Największym zarzutem wobec funkcjonującego systemu jest brak precyzyjnie określonych wytycznych, pewien chaos informacyjny. Okazuje się, że wiedza pracowników nie zawsze pokrywa się z informacjami przekazywanymi na stronie PARP. Na każdym etapie pojawiają się liczne elementy, które wzbudzają wątpliwości.

Łukasz Plutecki z firmy NetArch współpracował z PARP już kilka razy, zarówno jako wnioskodawca, jak i doradca. Wspomina, że na etapie składania wniosków współpraca z PARP jest bardzo uproszczona, ponieważ wszystkie materiały są dostępne w Internecie. – Główny problem to zmieniające się zasady podczas kolejnych naborów – trudno za nimi nadążyć, także samemu PARP-owi. Zdarzają się błędy i nieścisłości w instrukcji. Ostatnio, takie wątpliwości pojawiły się podczas szkoleń dla konsultantów, którzy zgłosili PARP-owi kilka istotnych uwag. W tym momencie największym problemem jest zdobycie informacji na temat drobnych niuansów i odpowiedzi na pytania, które pojawiają się po przeczytaniu biznesplanu i instrukcji. Często otrzymujemy sprzeczne informacje od ekspertów PARP-u. Pomimo tego wniosek trzeba złożyć, budując spójny obraz projektu – mówi Plutecki.

Dodatkowym problemem, jak twierdzą beneficjenci, jest skomplikowana procedura rozliczania kosztów oraz utrzymania harmonogramu. Okazuje się, że określone w założeniach koszty ulegają w rzeczywistości zmianie (np. kurs walut, zmieniające się ceny usług), co zmusza do negocjacji z urzędem. Ponadto branża internetowa cechuje się szybkim tempem zmian. Dlatego określenie np. działań reklamowych na najbliższe trzy lata, w sytuacji szybko zmieniających się trendów jest dość ryzykowne. Łukasz Plutecki ostrzega: – Zgłaszali się do nas np. klienci, którzy we wniosku wpisali zbyt krótkie terminy realizacji. Nie doszacowali czasu i kosztów związanych z testowaniem serwisu czy tworzeniem treści. Podkreśla również:  – Drugi rodzaj problemów, to wynikające ze sztywnego charakteru biznesplanów. Planując harmonogram i budżety trzeba podać ceny, które będą obowiązywały za 2 lata. Podstawowym błędem jest podawanie konkretnych modeli produktów, które chcemy kupić. Wnioskodawcy piszą np. Lenovo SL300, HP1021, Adobe CS5. Po 2 latach okazuje się, iż takie produkty nie istnieją lub ich cena uległa znacznej zmianie. Zaczyna się tłumaczenie dlaczego chcemy zmienić koszt, aneksowanie, oczekiwanie na odpowiedź. To dodatkowe opóźnienia.

Liczby, z których trzeba się rozliczać

Łukasz Plutecki zwraca również uwagę na bardzo istotną kwestią, o której zdaje się część beneficjentów zapomina bądź zwyczajnie nie wie.  – Typowym błędem jest także próba samodzielnego rozliczenia kampanii Adwords. Firmy zakładają konta i zaczynają prowadzić kampanię w systemie Google Adwords. Potem okazuje się, iż faktury które wystawia system Google (to samo dotyczy Facebooka) nijak mają się do harmonogramu. W takich wypadkach lepiej skorzystać z lokalnego pośrednika, z którym podpisze się umowę i który będzie wystawiał faktury zgodnie z harmonogramem – radzi Plutecki.

Na etapie tworzenia wniosku trzeba bardzo ostrożnie określić szacunkowe profity (liczbę użytkowników, przychody itd.), ponieważ przeszacowany wniosek będzie skazany na porażkę. Z każdego napisanego słowa należy się bowiem rozliczyć. Jeżeli w projekcie założyliśmy, że będziemy zatrudniać 6 osób, każda z nich musi faktycznie znaleźć u nas zatrudnienie. Na początku realizacji projektów trzeba się przygotować na pewne wydatki, ponieważ zwrot kosztów bywa nieco opóźniony. Należy o tym pomyśleć, aby uniknąć kłopotów np. w rozliczeniu podwykonawców.

– My np. czekamy na płatność częściową od 7,5 miesięcy – wspomina przedstawiciel NetArch. Wyjaśnia także skąd takie opóźnienia: – W naszym wypadku RIF zażądał dosłania kilku dokumentów – co zrobiliśmy z zachowaniem 7 dniowego terminu. To było jakieś 3 miesiące temu. Od tego czasu cisza. To, że dokumenty trzeba złożyć przy wniosku o płatność nie jest nigdzie jasno określone.

Pomoc doradców

Ilość pytań oraz niezbędnej dokumentacji może przerosnąć. W tej sytuacji lepiej zdecydować się na pomoc z zewnątrz. Pojawiło się sporo firm doradczych obsługujących wnioskodawców PARP, w tym świadczących usługi z zakresu pisania i składania wniosków oraz rozliczania przyznanych pieniędzy. Przedstawiciele bardziej doświadczonych firm z pewnością lepiej poradzą sobie ze skompletowaniem niezbędnej dokumentacji niż osoba z zewnątrz. Koszt współpracy to od 2 do nawet 6 tys. zł, który często również zależny od wysokości dofinansowania. Zazwyczaj pierwszą część honorarium płaci się przed napisaniem wniosku, kolejną po złożeniu wniosku do rozpatrzenia.

Finansowanie nie dla nowicjuszy

Stworzenie projektu, który zdaniem PARP jest wart inwestycji unijnych pieniędzy, nie jest łatwe. Jak twierdzą beneficjenci z poprzednich lat, nowicjusz w branży, mający dobry pomysł i niewiele więcej może mieć problem z realizowaniem projektu współfinansowanego. Dla młodych przedsiębiorców Łukasz Plutecki ma inną propozycję:

Nowicjuszom polecam poszukanie inwestora branżowego, funduszu inwestycyjnego czy anioła biznesu. Tacy inwestorzy potrafią świetnie przeanalizować potencjał pomysłu, urealnić harmonogram i koszty. Posiadają także kontakty z mediami, właścicielami innych serwisów itd. To bywa niezwykle pomocne

Dodaje także: – Myślę, że doświadczony przedsiębiorca z dobrym pomysłem jest tu w uprzywilejowanej pozycji. Fundusze, VC oraz aniołowie biznesu zdają sobie sprawę, iż jest niewiele dobrych pomysłów oraz sensownych zespołów (pamiętajmy, że liczy się pomysł i zespół). Dodatkowo na rynku jest więcej kapitału, niż sensownych projektów. Nie chciałbym tu zbytnio ludzi do realizowania swoich pomysłów i wykorzystywania działania 8.1, a już w zupełności nie podoba mi się pozostawienie POIG dla “starych wyjadaczy”. Nie o to chodzi. Po prostu ostrzegam wszystkich przed zbyt daleko idącym optymizmem. Warto zawsze testować wiele pomysłów i wybierać najlepsze rozwiązanie. W końcu Allegro, Nasza-Klasa, Skąpiec, FilesTube powstały, gdy nie było POIG.

Fundusze unijne to doskonały zastrzyk pieniędzy dla nowych projektów, realizowanych jednak przez doświadczonych w branży biznesmenów. Należy się wykazać nie tyle innowacyjnością, co starannością i cierpliwością. Dokładnie należy zaplanować wniosek, sprawdzić każdy podpunkt, szczegółowo opracować harmonogram i kosztorys. Trzeba także cierpliwie realizować założenia współpracy z PARP. Dlatego, przed podjęciem tak istotnej decyzji, powinniśmy przeanalizować każde „za” i „przeciw”. Nie jest to bowiem darmowy zastrzyk pieniędzy, ale swego rodzaju pożyczka, którą w razie niepowodzenia należy zwrócić.

Autorka artykułu: Natalia Wiśniowska


Bądź na bieżąco!
Zapisz się na nasz bezpłatny newsletter.


  • Adam

    Jak sobie przypomnę ile ja miałem przejść z moim wnioskiem to mi skóra cierpnie. A po przyznaniu pieniędzy zabawa w papierkologię się niestety nie kończy, raczej dopiero zaczyna :)