Systemy do zarządzania zadaniami w zespole – przegląd dostępnych rozwiązań

Które narzędzia będą przydatne podczas współpracy zespołowej? Jakie opcje oferują nam poszczególne programy?

Zarządzanie pracą członków zespołu, monitorowanie aktywności pracowników i ich postępów, sprawny przepływ informacji, określanie priorytetów, delegowanie zadań to poważne wyzwania dla każdego managera. Szczególnie teraz, gdy jesteśmy zmuszeni do pracy zdalnej jest to bardzo istotna kwestia dla wielu firm. Dlatego najwygodniejszym jest zastosowanie oprogramowania do zarządzania projektami.

Oczywiście istnieje wiele dobrych rozwiązań, w tym programy darmowe i płatne, dostępne w języku polskim i angielskim. Większość z nich pozwala realizować projekty w oparciu o metody zwinne (ang. agile), ale nawet nie chcąc wdrażać takich rozwiązań jak scrum, kanban, lean czy programowanie ekstremalne, można znacząco usprawnić pracę zespołu w każdej firmie.

Bez wątpienia jednym z najbardziej znanych systemów do zarządzania zadaniami w zespole jest Asana – aplikacja dostępna w wersji podstawowej za darmo, ale za to tylko w języku angielskim. Godny polecenia jest także LiquidPlanner, znany jako narzędzie o wyjątkowo szerokich możliwościach, ale jednocześnie będące jednym z najdroższych rozwiązań. Warto też zwrócić uwagę na Basecamp,  Any.do , Teamwork Projects, Monday.com, GanttPRO czy nTask.

W internecie można też znaleźć ciekawe rozwiązania skrojone na miarę specyficznych potrzeb jak TuDu, które jest platformą ułatwiającą współpracę organizacji pozarządowych z wolontariuszami czy TimeCamp, będące oprogramowaniem służącym przede wszystkim do monitorowania czasu pracy. Nasza propozycja to jednak 5 systemów, które są dość uniwersalne, funkcjonalne, intuicyjne w obsłudze, bezpłatne lub do kupienia w rozsądnych cenach i do tego dostępne w języku polskim.

Trello

Trello to wyjątkowo łatwe i intuicyjne w obsłudze rozwiązanie, które można opisać jako wirtualną tablicę z karteczkami. To propozycja dla tych, którzy nie potrzebują rozbudowanych platform, lecz prostego narzędzia do planowania i zarządzania zadaniami indywidualnymi oraz grupowymi. To właśnie tu można organizować pracę tworząc tematyczne tablice, na których znajdą się kolumny definiowane przez użytkowników z zadaniami, które tak jak karteczki można przepinać, wyrzucać lub modyfikować. Użytkownicy Trello mogą na bieżąco przeglądać stan projektu, dodawać komentarze i współpracować z innymi użytkownikami.

HeySpace

HeySpace to narzędzie do pracy grupowej, które łączy w sobie funkcjonalności Trello, ze Slackiem, czyli popularnym narzędziem do komunikacji zespołowej, które zresztą w wielu firmach z powodzeniem zastępuje wewnętrzne wiadomości e-mail. HeySpace to bardzo dobre i intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami, planowania i przypisywania zadań oraz komunikacji, dzięki funkcji czatu. Małe zespoły mogą korzystać z aplikacji całkowicie bezpłatnie.

IC Project

IC Project to kompleksowe, rozbudowane narzędzie do zarządzania firmą. Można w nim znaleźć między innymi tablice Kanban, komunikator, diagramy Gantta, kalendarz, konfigurowalny dashboard. Z pomocą IC Project można zarządzać czasem pracy, korespondencją, budżetem, urlopami, fakturami, kontrahentami. Nie zabrakło też miejsca do publikowania ogłoszeń, instrukcji i ogólnodostępnych informacji oraz zamieszczania plików. Aplikacja pozwala też monitorować pracę firmy, w oparciu o przejrzyste raporty.

Bitrix24

Bitrix24 to rozbudowana platforma, która pozwala zarządzać zespołem, zadaniami, projektami, zasobami ludzkimi, a także obsługą klientów czy też komunikacją wewnętrzną. Korzystając z Bitrix24 można udostępniać pliki, przekształcać e-maile w zadania lub wydarzenia w kalendarzu, przechowywać i udostępniać pliki w chmurze, automatyzować sprzedaż i wiele więcej. Społeczny intranet, CRM, wykresy Gantta czy szablony zadań to tylko niektóre z dostępnych funkcjonalności.

Habitica

Habitica to swego rodzaju ciekawostka i bez wątpienia jedno z najbardziej oryginalnych rozwiązań, ponieważ jest programem z listą zadań i elementami społecznościowymi, wykorzystującym szeroko grywalizację. Rozwijanie wirtualnej postaci czy system nagród i kar, to podstawa aplikacji. Całość może wydać się infantylna, ale bez wątpienia jest to system wyróżniający się na tle innych. Habitica doskonale sprawdza się jako narzędzie do zarządzania własnym czasem, poprawy produktywności, kształtowania nawyków oraz porządkowania zadań. Z pewnością docenią je miłośnicy RPG i grywalizacji.

Większość systemów udostępnia co najmniej kilkudniowy okres próbny, w czasie którego można za darmo i bez zobowiązań przetestować wybrane rozwiązanie. Dlatego zachęcamy, by testować różne systemy i sprawdzać ich funkcjonalności, tak aby wybrać takie narzędzie, które będzie najlepiej pasować do indywidualnych potrzeb.