Wykorzystanie nowoczesnych technologii w event marketingu

W jaki sposób użyć możliwości nowych technologii podczas eventu? Jakie korzyści z takiego rozwiązania mieli organizatorzy oraz uczestnicy? Przedstawiamy case study Certified Innergo Technology Workshop.

W kwietniu tego roku w Warszawie odbyły się prestiżowe warsztaty skierowane do kadry zarządzającej wysokiego szczebla. Każdego dnia, jedynie kilkunastu uczestników miało okazję spotkać się z ekspertami z wiodących firm technologicznych, takich jak Aruba, Apple, czy CISCO. Na podstawie tego stworzono studium przypadku Certified Innergo Technology Workshop, w ramach którego pokazano wykorzystanie nowych technologii w event marketingu.

Przygotowując się do organizacji Certified Innergo Technology Workshop, zastanawialiśmy się, w jaki sposób wykorzystać można nowoczesne technologie w procesie przekazywania wiedzy i jednocześnie uprościć logistykę związaną z organizacją tego rodzaju wydarzenia. Wykorzystaliśmy do tego iPady, które ułatwiły nam pracę nad kluczowymi obszarami – komunikacją oraz logistyką, a także wpłynęły na późniejszą, pozytywną ocenę wydarzenia przez jego uczestników – Aleksandra Czarnecka, Marketing Manager w Innergo Systems.

Na czym polegała nowa formuła?

Każdy z uczestników zamiast standardowych, drukowanych materiałów, przy wejściu otrzymał iPada, który towarzyszył mu przez cały czas trwania wydarzenia. Podczas 3 dni warsztatów narzędzie wykorzystano do:

• Wysyłania „push’ów” z kluczowymi informacjami

Powiadomienia „push” to wiadomości przekazywane każdemu użytkownikowi przez aplikacje mobilne na jego urządzenie. Ich głównym zadaniem jest zwiększenie zaangażowania odbiorców. Treści nie są wysyłane w przypadkowym czasie, lecz w momencie, gdy właściciel urządzenia ma styczność z danym zagadnieniem. Dla przykładu – po zakończonym warsztacie każdy z uczestników otrzymywał na swojego iPada informacje o rozpoczęciu quizu.

• Ułatwiania poruszania się po obiekcie, dzięki beaconom

Beacony to niewielkie urządzenia, które poprzez wykorzystanie technologii BLE (Blootooth Low Energy) mogą połączyć się z iPadem i przesłać dedykowany komunikat lub aktywować nowe funkcje w urządzeniu. Podczas warsztatów pełniły funkcję „mobilnych asystentów” i ułatwiały lokalizację przestrzeni, w której odbywało się wydarzenie. Opcjonalnie wykorzystać można je także do śledzenia zachowań użytkowników lub wysyłania powiadomień o nowościach produktowych.

• Prowadzenia spersonalizowanej komunikacji

Odpowiedni dobór komunikatów ma pozytywny wpływ na stosunek użytkowników do otrzymywanych treści i pozwala budować pozytywną relację z klientem. Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania mogliśmy:

– dopasować tematykę powiadomień do zainteresowań uczestnika;

– przedstawić informacje, w sposób uwzględniający potrzeby odbiorcy;

– wprowadzić bardziej swobodną formę i naturalny język komunikatów;

– zwracać się bezpośrednio do odbiorcy (wykorzystując informację o jego imieniu i nazwisku).

Dla przykładu – uczestnik wchodząc do obiektu, otrzymywał indywidualne powitanie lub mógł sprawdzić więcej informacji o interesującym go wystawcy lub partnerze wydarzenia.

Nowoczesna komunikacja

Odpowiednia komunikacja stanowi podstawę udanego wydarzenia. To właśnie dzięki niej uczestnicy dokładnie wiedzą, gdzie odbywać będzie się event, którym korytarzem dotrą do sali lub jak powinni poruszać się po budynku. Wielu organizatorów wykorzystuje do tego drukowane agendy, „znaki” stawiane w budynku lub zatrudnia hostessy, które oprowadzają uczestników. Jak się okazuje, dzięki rozwiązaniom mobilnym, w łatwy sposób można uprościć cały proces komunikacji. Właśnie dlatego podczas Certified Innergo Technology Workshop odrzucono tradycyjne podejście, na rzecz nowoczesnych rozwiązań.

Ile czasu INNERGO Systems potrzebowało na zaplanowanie i wdrożenie takich technologii? Jak przebiegały prace?

Po zamówieniu iPadów, dział IT dołączył je do naszego firmowego systemu MDM. Dzięki temu już na kilka dni przed eventem pracownicy firmy mieli możliwość przesyłania potrzebnych plików na iPady, testowania aplikacji, którą sami zbudowaliśmy za pomocą narzędzia MeridianApps, a także wgrania mapy obiektu i rozmieszczenia na niej beaconów.

W przeddzień wydarzenia rozmieszczono fizycznie beacony w odpowiednich miejscach na sali oraz utworzono powiadomienia “push”, które na bieżąco modyfikowano podczas eventu.

Czy nowoczesne technologie mogą wpłynąć na obniżenie kosztów organizacji wydarzenia?

Specjaliści od event marketingu mają świadomość, że każdy szczegół może mieć duży wpływ na sprawne przeprowadzenie wydarzenia. Listy obecności, spis partnerów, biogramy prelegentów – wszystkie te dokumenty powinny być starannie dopracowane i wydrukowane (najlepiej w kilku kopiach). Korzystanie z iPadów pozwala zaoszczędzić czas, ale także zmniejszyć koszty. W jaki sposób?

• Prowadzenie listy zapisów na iPadzie umożliwia szybkie wyszukiwanie gości i oznaczanie obecności. Automatyczne podliczanie obecnych uczestników dodatkowo oszczędza czas.

• Lista uczestników, agenda, biogramy prelegentów, lista rzeczy do zrobienia, instrukcje – to wszystko może być dostępne na jednym iPadzie. Ograniczona zostanie zatem duża liczba papierowych dokumentów. Całość znajdować będzie się na jednym, i to w dodatku mobilnym urządzeniu. Co istotne, jeśli zajdzie potrzeba aktualizacji jednego z dokumentów – korektę wystarczy wykonać na tablecie lub komputerze, który automatycznie można zsynchronizować się z iPadem. Umożliwi to szybkie przesyłanie pliku i wyeliminuje potrzebę ponownego drukowania materiałów.

• Podkład muzyczny lub inne materiały audio mogą być obsługiwane z poziomu jednego iPada, dzięki czemu organizator zawsze może kontrolować, co i kiedy jest odtwarzane.

W jaki sposób przebiega konfiguracja sprzętu?

Podczas Certified Innergo Technology Workshop wszystkie urządzenia były podpięte do systemu MDM (Mobile Device Management), a więc bardzo szybko można było je skonfigurować, zainstalować potrzebne dla użytkowników aplikacje, a po zakończonym evencie z łatwością „wyczyścić” sprzęt. Ewentualne zgubienie urządzenia nie stanowiło problemu, ponieważ lokalizacja urządzeń podpiętych do systemu MDM jest stale monitorowana.

Czy nowoczesna forma warsztatów rzeczywiście przyciąga uwagę potencjalnych odbiorców?

Zaobserwowano, że uczestnicy warsztatów chętniej wykonywali zadania i questy stworzone przez moderatorów warsztatów, gdy mogli korzystać z iPadów. Zwiększyło to atrakcyjność zadań, ponieważ można było odejść od tradycyjnych metod „papier–ołówek”.

Czy tego rodzaju rozwiązanie zostało wykorzystane jednorazowo?

Były to pierwsze warsztaty, podczas których korzystaliśmy z iPadów, jednak nie ostatnie. Podczas kolejnych Certified Innergo Technology Workshop również będziemy posiłkować się nowymi technologiami, gdyż widzimy realny wpływ na usprawnienie pracy osób organizujących event.

Korzyści z wdrożenia:

• możliwość zdalnego zarządzania pracą przed/podczas wydarzenia;
• personalizacja komunikatów i dostarczenie tylko istotnych dla danego uczestnika treści;
• szybki dostęp do treści związanych z konferencją i możliwość natychmiastowej korekty;
• elektroniczna wymiana danych (list obecności, spisu partnerów itp.), co skutecznie pozwala ograniczyć ilość dokumentów papierowych;
• możliwość efektywnej komunikacji z pracownikami i uczestnikami;
• usprawnienie procesów logistycznych (np. procesu rejestracji);
• budowanie wizerunku firmy nowoczesnej, wykorzystującej technologię do usprawniania procesów zachodzących w niej;
• zwiększenie zainteresowania uczestnictwem w warsztatach.

Wykorzystanie technologii takich jak beacony, powiadomienia „push”, czy chociażby wysyłanie spersonalizowanych komunikatów, pozwoliło zwiększyć prestiż wydarzenia, a zarazem usprawnić pracę zespołu przygotowującego warsztaty. iPady stały się dużą konkurencją dla tradycyjnych materiałów konferencyjnych, a interaktywny charakter eventu przyciągnął dużą uwagę uczestników.

Źródło: informacja prasowa